Program do wystawiania faktur – dodatkowe funkcje, które warto mieć

Prowadzenie własnego biznesu oznacza konieczność dopełniania wielu obowiązków, szczególnie względem skarbówki. Nowoczesne programy do wystawiania faktury i innych dokumentów sprzedażowych znacznie ułatwiają i przyspieszają papierkową robotę. Przekonaj się, którymi opcjonalnymi funkcjonalnościami warto się zainteresować!

• Na polskim rynku dostępnych jest mnóstwo rozwiązań, zarówno dla dużych, jak i małych firm.
• Wystawianie faktur to rozbudowany moduł, jednak zaawansowane systemy oferują znacznie więcej użytecznych opcji.
• Pewne funkcjonalności w programie do wystawiania faktur mogą być dostępne w wyższych, droższych wersjach.
• Przed zakupem systemu do swojej firmy gruntownie przetestuj wersję demonstracyjną i oceń, które funkcje są niezbędne i jaka wersja będzie najbardziej opłacalna.

Oprogramowanie do fakturowania zwykle dostępne jest w kilku wersjach, które różnią się zawartością (i ceną). Niektóre firmy informatyczne oferują swoje produkty w modelu abonamentowym, inne sprzedają licencje na określony czas. Część softu wymaga instalacji ma własnych komputerach, część jest dostępna w modelu SaaS (ang. System as a Service) – umożliwiają zalogowanie do instancji z dowolnego urządzenia i każdego miejsca z dostępem do internetu. W podstawowej wersji program do wystawiania faktur zapewnia przede wszystkim kontrolę nad operacjami finansowymi oraz zgodność wszystkich dokumentów z aktualnie obowiązującymi przepisami. Większa oszczędność czasu – a zatem i pieniędzy – może wymagać sięgnięcia po bardziej rozbudowany wariant. 

Moduł do fakturowania to rdzeń takiego oprogramowania. Skoro przepisy i interpretacje podatkowe zmieniają się w Polsce wyjątkowo często, upewnij się, że dostawca zapewnia stosowne wsparcie w postaci regularnych, automatycznie pobieranych i instalowanych aktualizacji. W przypadku darmowego programu na faktury musisz liczyć się z tym, że takiej pomocy nie otrzymasz – konsekwencje łatwo sobie wyobrazić.

Co należy uznać za niezbędne minimum? Za przykład posłuży nam system Faktura VAT 2024, który w wersji START oferuje następujące funkcjonalności:

• możliwość wystawiania faktur, m.in. proforma, MP, VAT marża, RR, unijna, zaliczkowe, korygujące, końcowa, walutowa;
• refaktura;
• rachunki z i bez VAT;
• drukowane paragony;
• możliwość generowania i wysyłki plików JPK;
• nadawanie kodów GTU;
• dwustronna integracja do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur);
• rozliczenia w walutach obcych;
• raport sprzedaży;
• obsługa mechanizmu płatności podzielonej split payment;
• przelewy do ZUS, US; 
• cenniki i listy kontrahentów;
• import, eksport i archiwizacja danych;
• 4 wersje językowe do wyboru;
• współpraca z drukarkami fiskalnymi i czytnikami kodów kreskowych.

Dodatkowe moduły, jakich nie zapewni żaden oferowany za darmo program

W drugim wariancie dochodzi głównie możliwość wystawienia kolejnych typów dokumentów – faktury cykliczne, abonamentowe, seryjne i druki pocztowe z adresowaniem przesyłek. Nieocenioną pomocą dla Twoich analityków będą statystyki z trójwymiarowymi wykresami. Do tego pojawia się opcja obsługi wielu podmiotów, przydatna dla biur rachunkowych albo wielopodmiotowych firm. Najbardziej rozbudowana wersja oprogramowania udostępnia jeszcze następujące moduły:

• magazyn – m.in. monitorowanie i alerty o stanie towaru, dokumenty magazynowe (np. spis, Wydanie Zewnętrzne i Przyjęcie Zewnętrzne);
• CRM (ang. Customer Relationship Management) do obsługi klientów;
• kilometrówki;
• mała księgowość do Księgi Przychodów i Rozchodów lub ewidencji przychodów;
• kalendarz i organizer;
• integracja z silnikami e-commerce – np. Allegro, WooCommerce, PrestaShop.

Im więcej można zrobić jednym kliknięciem, tym lepiej. Do generowania faktur w programach zwykle potrzeba nieco więcej wysiłku. Ważne, by oprogramowanie automatyzowało i przyspieszało kolejne kroki – np. uzupełniało nazwy firm czy kody usług i towarów, jeżeli to kolejny dokument dla danego kontrahenta. Jak to działa? Nawet prosty program do wystawiania faktur może zapamiętywać wprowadzane dane oraz powiązania pomiędzy poszczególnymi kategoriami.

Po kolejnej transakcji wystarczy wybrać odpowiedni typ dokumentu, klienta z bazy i uzupełnić jedynie zmienne. Niektóre systemy są zintegrowane z CEIDG. W takim przypadku możesz wystawić fakturę na numer NIP – reszta informacji o kliencie uzupełni się samoczynnie już za pierwszym razem. W efekcie fakturowanie staje się proste i szybkie nawet dla osób, które dopiero rozpoczynają pracę i jeszcze się wdrażają w swoje obowiązki.

Żadna reklama czy prezentacja nie powie Ci o produkcie tyle, co możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności bez ograniczeń. Im dłuższy okres udostępniania dema przez producenta, tym lepiej poznasz testowany program – w tym szybkość działania na różnych urządzeniach. Niektóre firmy dają możliwość skorzystania ze stworzonych narzędzi przez 10–14 dni, inne na ok. miesiąc. Do niektórych produktów dołączana jest aplikacja mobilna – ją również warto sprawdzić, na jak największej liczbie różnorodnych modeli sprzętu.

Potrzeby każdej firmy w zakresie fakturowania są skonkretyzowane. Intensywne korzystanie z dema programu pozwoli Ci ocenić, które funkcje faktycznie okażą się przydatne, a które nie znajdą zastosowania w Twojej firmie – to pozwoli wybrać optymalną wersję do późniejszego zakupu. Wystawianie faktur przez program – online lub stacjonarny – z dużą liczbą dodatkowych funkcjonalności usprawni mnóstwo formalności i pozwoli skoncentrować się na podstawowej działalności firmy.

nadesłane