Koniec kolejek w urzędzie? Urzędomaty przed Starostwem i Urzędem Miasta?

W trosce o jakość obsługi mieszkańców oraz rozwój nowoczesnych usług publicznych w Inowrocławiu skierowałem dwie szczegółowe interpelacje – do Starosty Inowrocławskiego Wiesławy Pawłowskiej oraz Prezydenta Miasta Inowrocławia – w sprawie instalacji urzędomatów przed budynkami Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta.

  Rozwiązanie to z powodzeniem funkcjonuje już w wielu polskich samorządach i przynosi wymierne korzyści zarówno mieszkańcom, jak i urzędom.

 

 Dlaczego urzędomaty są potrzebne?

  Urzędomat to samoobsługowe urządzenie, które pozwala na odbiór dokumentów urzędowych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Mieszkańcy mogą odebrać dokument o dowolnej porze – bez oczekiwania w kolejkach, bez dopasowywania się do godzin pracy urzędu, bez konieczności ponownej wizyty.

Reklama

 

 To szczególne udogodnienie dla:

- osób pracujących do późnych godzin,

- seniorów,

 - mieszkańców okolicznych wsi i miejscowości,

 - osób z ograniczeniami mobilności,

 - rodziców małych dzieci,

 - wszystkich, którzy chcą załatwić sprawę szybko i wygodnie.

 

 Dodatkowo urzędomaty odciążają pracowników urzędów, redukując liczbę wizyt związanych wyłącznie z odbiorem dokumentów.

 

 Przykłady wdrożeń, na których Inowrocław może się wzorować

 

Konin – jedno z pierwszych i najbardziej udanych wdrożeń

 

Przed Starostwem Powiatowym w Koninie funkcjonuje urzędomat, który obsługuje głównie sprawy komunikacyjne – odbiór dowodów rejestracyjnych oraz tablic. Procedura jest prosta:

Reklama

1. Mieszkaniec składa wniosek w urzędzie.
2. Wybiera odbiór dokumentu z urzędomatu.
3. Urzędnik umieszcza gotowy dokument w skrytce.
4. Mieszkaniec otrzymuje SMS z kodem odbioru.
5. Według Naczelnika Wydziału Komunikacji ponad 30% dokumentów odbieranych jest właśnie w ten sposób. Przy około 21 tysiącach rejestracji rocznie oznacza to, że ponad 6 tysięcy mieszkańców unika stania w kolejce.

Koszt urządzenia w Koninie wyniósł 128,5 tys. zł netto.

Koszalin – rozwój funkcjonalności w szybkim tempie

W Koszalinie urzędomat działa od końca 2024 roku. Wyniki mówią same za siebie:

• do października 2025 r. wydano za jego pomocą 3 420 dokumentów,
• początkowo obsługiwał Wydział Komunikacji,
• od października 2025 r. rozszerzono funkcje o Wydział Geodezji.

Miasto planuje kolejne rozszerzenia z uwagi na duże zainteresowanie mieszkańców.

Koszt montażu: ok. 130 tys. zł.

 

Częstochowa – pierwsze w Polsce wdrożenie urzędomatu USC

 

Od 17 listopada 2025 r. działa tam pierwszy w Polsce urzędomat obsługujący dokumenty Urzędu Stanu Cywilnego, w tym:

• odpisy aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu,
• dokumenty USC migrowane z ksiąg papierowych do elektronicznych.

Wdrożenie to otwiera drogę do rozwoju usług w obszarach:

Reklama

• ewidencji ludności,
• spraw obywatelskich,
• dokumentów meldunkowych,
• zaświadczeń i decyzji podatkowych,
• kart mieszkańca, kart seniora i innych dokumentów programów społecznych.

Inowrocław może być liderem innowacji w regionie

 

Obecnie w województwie kujawsko-pomorskim urzędomaty działają wyłącznie przy wydziałach komunikacji powiatów. Żaden urząd miejski ani gmina nie oferuje 24-godzinnych urzędomatów dla dokumentów innych niż komunikacyjne.

 

Wdrożenie takiego rozwiązania:

• przy Starostwie – usprawniłoby odbiór dokumentów komunikacyjnych i geodezyjnych,
• przy Urzędzie Miasta – mogłoby objąć wszystkie najczęściej pobierane dokumenty miejskie (USC, podatki, ewidencja ludności, programy społeczne, BOI).

Inowrocław byłby pierwszym miastem w województwie i jednym z pierwszych w Polsce oferującym tak szeroki zakres dokumentów dostępnych całodobowo.

 

Najważniejsze pytania zawarte w interpelacjach

  Do Starosty Powiatowego zwróciłem się o informacje m.in.:

Reklama

  Czy analizowano instalację urzędomatu lub usługę InPost Urząd24?

1. Jakie są wyniki analiz lub czy są planowane?
2. Czy prowadzono rozmowy z dostawcami?
3. Jakie są szacunkowe koszty zakupu, montażu i utrzymania?
4. Czy możliwy jest pilotaż – np. w Wydziale Komunikacji?
5. Czy istnieją przeszkody prawne, techniczne lub organizacyjne?

Do Prezydenta Miasta Inowrocławia skierowałem interpelację szerszą, dotyczącą m.in.:

1. Analiz instalacji urzędomatu przed ratuszem.
2. Rozważenia obsługi:

- USC,

- ewidencji ludności,

- spraw obywatelskich,

 - podatków,

 - dokumentów programów społecznych.

 

3. Rozmów z dostawcami i firmą InPost.

4. Potencjalnych przeszkód formalnych lub technicznych.

5. Pilotażu wzorem Częstochowy.

Dlaczego warto?

• Mieszkańcy otrzymują szybki, nowoczesny i dostępny przez cały rok kanał obsługi.
• Urząd zyskuje narzędzie, które zmniejsza obciążenie pracowników.
• Całkowity koszt urządzenia jest stosunkowo niewielki wobec liczby obsługiwanych spraw.
• To rozwiązanie przyjazne dla osób starszych, zapracowanych, niepełnosprawnych.

Inowrocław byłby pierwszym miastem w województwie i jednym z pierwszych w Polsce oferującym tak szeroki zakres dokumentów dostępnych całodobowo.

Reklama

 

W województwie kujawsko-pomorskim urzędomaty działają wyłącznie przy wydziałach komunikacji powiatów i dotyczą ograniczonego katalogu dokumentów.

 

Żaden urząd miejski ani gmina w regionie nie oferuje całodobowego urzędomatu dla dokumentów poza komunikacją.