Jak prawidłowo przechowywać i strukturyzować pomysły na treści w Notion lub Google Keep

Prowadzenie kanału na YouTubie czy profilu w mediach społecznościowych to nie lada wyzwanie. Dziś wrzucasz post o nowych butach Nike, jutro o wakacjach, pojutrze o przepisie na sernik - i nagle przychodzi dzień, gdy brakuje ci pomysłów. A właściwie nie tyle brakuje, co nie możesz ich znaleźć.

Bo wena przychodzi znienacka - w tramwaju, pod prysznicem albo o 2 w nocy. Bez jakiegoś systemu te wszystkie pomysły przepadają bezpowrotnie. Podobnie jak ktoś, kto regularnie gra w Funbet casino, potrzebuje sposobu na śledzenie wygranych i przegranych, tak bloger czy tiktoker musi ogarnąć chaos swoich pomysłów. Inaczej ciągle zaczyna od zera - a to przepis na wypalenie.

Są dwie aplikacje, o których ostatnio często się mówi - Notion i Google Keep. Działają kompletnie inaczej. Keep to taki cyfrowy odpowiednik karteczek samoprzylepnych porozrzucanych po lodówce i biurku. Szybko zapisujesz pomysł, dodajesz kolor, może jakiś tag typu #instagram czy #pomysłynalato - i tyle. Proste, szybkie, działa od ręki. Jak masz 30-40 pomysłów na posty miesięcznie, Keep w zupełności wystarczy.

Notion to już inna historia. To kombajn do zarządzania różnymi treściami. Możesz zrobić w nim tabelę pomysłów z datami, statusami (zrobione, w trakcie, odrzucone), przypisać kategorie, platformy, dla których są przeznaczone. Jak prowadzisz większy projekt albo pracujesz w teamie, Notion daje więcej możliwości. Ale żeby go dobrze wykorzystać, trzeba poświęcić trochę czasu na naukę. Trochę jak z nauką jazdy na nartach - na początku jest pod górkę, ale potem zjazdy są super.

Google Keep najlepiej sprawdza się przy małej i średniej liczbie pomysłów. Kluczem do efektywnego wykorzystania tego narzędzia jest system etykiet. Zamiast tworzyć oddzielne notatki dla różnych kategorii, lepiej używać etykiet takich jak "Instagram", "Blog", "Pomysły na filmy" itp. Dzięki temu jeden pomysł może być przypisany do kilku kategorii jednocześnie.

Przydatną funkcją jest przypinanie najważniejszych notatek na górze listy. Mogą to być np. szablon do zapisywania nowych pomysłów lub lista tematów, które warto rozwinąć w najbliższej przyszłości. Warto też korzystać z kolorów – na przykład czerwony dla pilnych pomysłów, żółty dla tych w trakcie realizacji, a zielony dla gotowych do publikacji.

W Google Keep działa też wyszukiwarka, więc warto dodawać do notatek słowa kluczowe, które ułatwią odnalezienie ich później. System przypomnień pozwala ustawić powiadomienie o danym pomyśle w konkretnym czasie lub miejscu – funkcja przydatna, gdy inspiracja wymaga dalszego rozwinięcia.

Notion ma więcej opcji niż zwykły notatnik - można w nim robić tabelki, tablice z karteczkami i kalendarze w jednym miejscu. Działa jak baza danych na sterydach. Załóżmy, że masz 50 pomysłów na posty - w Notion nie będą leżały jak stos kartek, ale możesz je poukładać na milion sposobów: chronologicznie, tematycznie, według ważności lub nawet jako kolorowe karteczki na wirtualnej tablicy.

W takiej bazie pomysłów warto dodać kilka kolumn: o czym ten pomysł jest, do jakiej kategorii należy, czy jest już gotowy czy dopiero w planach, gdzie go opublikujesz, jak pilny jest i ile czasu zajmie jego przygotowanie. Dzięki temu jednym kliknięciem znajdziesz na przykład "wszystkie pilne pomysły na Instagrama, które mogę zrobić w mniej niż godzinę".

Naprawdę fajną funkcją, której nie ma w innych aplikacjach, jest łączenie różnych tabel. Masz bazę pomysłów i osobną bazę z platformami (Instagram, TikTok, blog)? Możesz je połączyć i od razu widzieć, że na Instagrama masz zaplanowanych 12 postów, a na bloga tylko 3. Albo że w poniedziałek masz opublikować 2 rzeczy, a we wtorek nic.

Bez względu na to, czy używasz Notion, Keep czy zwykłego zeszytu, kilka zasad zawsze się sprawdza. Pierwsza: zapisuj wszystko od razu. Nawet głupi pomysł, który wpadł ci do głowy pod prysznicem. Nawet jeśli na razie to tylko hasło bez szczegółów. I tak będzie lepszy niż pomysł, którego nie zapisałeś i zapomniałeś.

Druga sprawa: co tydzień (albo co miesiąc) przejrzyj swoje pomysły. Niektóre, które wydawały się świetne miesiąc temu, teraz okażą się do wyrzucenia. Inne tylko czekają na odpowiedni moment. Ten szybki przegląd oszczędza masę czasu - nie będziesz rozwijać pomysłów, które i tak w końcu odrzucisz.

No i trzecia rzecz: łącz pomysły w serie. Zamiast wrzucać losowe tematy, wymyśl cykl "Porady na poniedziałek" albo "Czwartkowe Q&A". Odbiorcy przyzwyczają się, że w określone dni dostają określone treści, a tobie łatwiej będzie planować, co i kiedy publikować.

Ręczne przepisywanie pomysłów z różnych miejsc to strata czasu. W Keep możesz używać IFTTT albo Zapier - programów, które automatycznie zapisują jako notatkę każdy tweet, który polubiłeś, artykuł, który zapisałeś w Pocket, albo maila, którego oznaczyłeś gwiazdką.

W Notion możesz pójść jeszcze dalej. Zamiast ręcznie tworzyć nowe wpisy, zrób formularz, który sam dodaje pomysły do twojej bazy. Albo połącz Notion z Trello i niech zadania z jednego miejsca automatycznie pojawiają się w drugim. A jak masz dużo pomysłów w Excelu czy Google Sheets, możesz je wszystkie zaimportować jednym kliknięciem, bez przepisywania każdego osobno.

Utrata bazy pomysłów może być bardzo bolesna, dlatego warto zadbać o regularne kopie zapasowe. Google Keep automatycznie synchronizuje dane z kontem Google, ale dobrze jest co jakiś czas eksportować ważniejsze notatki do dokumentów Google.

nadesłane