Rejestracja firmy w Polsce? Sprawdź jak to zrobić!

Aktualnie w Polsce, zgodnie z badaniami przeprowadzonymi pod koniec 2022 roku przez Główny Urząd Statystyczny, prowadzonych jest niecałe 5 milionów przedsiębiorstw, z czego około 97 procent to takie, w których ilość zatrudnionych pracowników oscyluje w przedziale 0-9. W naszym kraju największą popularnością cieszy się jednoosobowa działalność gospodarcza. W grudniu 2022 ich ilość wynosiła ponad 3,5 mln.

 Jak można wywnioskować, bardzo dużo osób wybiera taką formę prowadzenia, ze względu na niezależność w wykonywaniu prowadzonych zadań i swobodę, która na pracy etatowej jest ciężka do uzyskania. Wiele osób odkłada na później lub całkowicie rezygnuje z pójścia na swoje, ze względu na liczne problemy, wynikające z nierozumienia formalności, obowiązkowych do wypełnienia, podczas zakładania swojej firmy. Dlatego w tym artykule, zostanie wyjaśnione krok po kroku, jak zarejestrować swój biznes.

Rejestracja firmy, czy to obowiązek?

W przypadku, gdy przedsiębiorca już wymyślił, czym chce się zajmować, stworzył biznesplan, dokonał sumiennego rachunku i opisał „za i przeciw” stworzenia nowego punktu na biznesowej mapie, zostaje kwestia taka jak rejestracja firmy. Nie w każdym przypadku jest to konieczność, szczególnie na początku biznesowej drogi.

Co do zasady, obowiązkowe jest zarejestrowanie firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, nazywanej w skrócę CEIDG. Przypadkiem, w którym taki obowiązek nie zachodzi, jest prowadzenie działalności nierejestrowanej. Jest to działalność, która wypełnia cztery główne znamiona klasycznej działalności gospodarczej tj. zorganizowana, ma charakter zarobkowy, jest prowadzona we własnym imieniu w sposób ciągły, lecz głównie ze względu na niski przychód, za takową nie jest uznawana. Razem z kryterium przychodów, trzeba spełniać jeszcze inne warunki. Wszystkie opisane są niżej:

1. przychód w skali miesiąca
2. nie może przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia.
3. W pierwszej połowie 2023 roku jest to kwota 1745 zł. Nawet przy jednokrotnym przekroczeniu tego warunku, działalność podlega obowiązkowi rejestracji
4. nie można prowadzić działalności w ramach spółki cywilnej, której warunki opisane są w przepisach Kodeksu Cywilnego
5. prowadzona działalność
6. nie wymaga posiadania koncesji, zezwoleń albo wpisu do rejestru działalności regulowanej
7. w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadzono działalności gospodarczej
8. jest się osobą fizyczną

Porządna księgowość to podstawa

Zaczynając przygodę z prowadzeniem biznesu, warto zastanowić się nad księgowością. Ta na pewno pomoże w rejestracji firmy. W dzisiejszych czasach istnieje wiele możliwości kontaktu z biurami rachunkowymi. Przedsiębiorca do wyboru ma wiele możliwości, a na rynku coraz więcej jest wyspecjalizowanych biur rachunkowych, które zajmują się konkretnymi obszarami rynku. Warto zdecydować się na taką pomoc, ponieważ szczególnie na początku, osoba prowadząca biznes potrzebuje skupić się na nim, zamiast na wypełnianiu wniosków czy załatwianiu spraw w urzędach czy skarbówce. 

Obecnie oprócz klasycznych biur rachunkowych istnieją inne opcje, które ułatwią prowadzenie księgowości. Najczęstsze formy to:

• biuro rachunkowe, które zapewnia kompleksową pomoc w kwestiach rachunkowych, i obowiązkach księgowych. Mając do dyspozycji odpowiedni program do wystawiania faktur, przedsiębiorca wraz z pomocą dedykowanej księgowej, poradzi sobie w każdej sprawie.
• księgowość online, to rozwiązanie dla osób, które w pełni chcą być skupione na prowadzeniu swojego biznesu. Pozwala to zaoszczędzić czas, a dodatkowo zazwyczaj jest to tańsza opcja. Na przedsiębiorcy w takiej sytuacji istnieje obowiązek wysyłania wszelkich dokumentów w formie skanów czy plików w formatach takich jak .xml czy .pdf. 
• prowadzenie księgowości samemu to opcja, dla tych, którzy pewnie czują się w kwestiach księgowych i finansowych. 

Rejestracja firmy za pomocą wniosku CEIDG-1

Aby zarejestrować się w CEIDG trzeba wypełnić wniosek CEIDG-1, który można znaleźć na oficjalnej stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Umożliwia to przedsiębiorcy wpisanie do ewidencji oraz do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Po odbyciu tej czynności, przedsiębiorcy nadany zostaje także numer NIP, którym od tego momentu będzie się posługiwał. 

Wniosek ten można złożyć na kilka różnych sposobów:

1. poprzez zarejestrowanie/zalogowanie w systemie CEIDG, wypełnienie wniosku online,  który wydrukowany zanosi się potem do dobrowolnie wybranego urzędu (miasta lub gminy). Nie mamy obowiązku stawiennictwa w miejscu odpowiednim ze względu na np: siedzibę firmy czy miejsce wykonywania pracy
2. tak samo jak powyżej, jednak omijając punkt pierwszy, czyli rejestrację/logowanie w systemie
3. wniosek można wypełnić i złożyć online w systemie CEIDG i podpisać go za pomocą profilu zaufanego EPUAP
4. osobiście pobrany, uzupełniony i złożony w urzędzie gminy lub miasta

Oczywiście najbardziej polecaną formą rejestracji firmy jest złożenie wniosku online. Można zrobić to bez wychodzenia z domu, co oszczędza czas.

Numer NIP otrzymuje się w ciągu 7 dni roboczych od momentu rejestracji wniosku CEIDG-1, a numer REGON w ciągu 1 dnia roboczego od momentu złożenia tego samego wniosku. Oba numery dostaje się w formie maila na podany w formularzu adres mailowy.

Rejestracja firmy jako podatnika VAT 

Przedsiębiorca, który będzie podatnikiem VAT, musi stawić się w urzędzie skarbowym i złożyć wniosek, który umożliwi mu być VAT-owcem. Jest to wniosek VAT-R. Ważne, aby zrobić to przed wystawieniem pierwszego dokumentu sprzedaży, potwierdzającego osiągnięcie przychodu. 

Wniosek można złożyć w trzech różnych formach:

• wydrukowanie wniosku i złożenie go we właściwym urzędzie skarbowym. W tym przypadku musi być to US właściwy, czyli np: w przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiedni będzie Urząd Skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania
• wydrukowanie wniosku i wysłanie go w formie listownej 
• złożenie wniosku online, które możliwe jest, tylko podczas składania wniosku o wpis do CEIDG oraz, gdy posiadamy już numer NIP. Taki wniosek można podpisać przy pomocy kwalifikowanego podpisu online lub profilu zaufanego EPUAP

Rejestracja firmy w ZUS

Osoba, która prowadzi własną firmę, figuruje w systemie ZUS zarówno jako płatnik oraz jako osoba ubezpieczona (pamiętaj, że przedsiębiorca ma obowiązek płacenia składek ZUS. Wlicz je koniecznie w koszta, podczas robienia biznesplanu). 

Płatnikiem stajesz się obligatoryjnie i dokonuje tego ZUS, bazując na informacjach, które załączone zostały we wniosku CEIDG-1. Jeśli chcesz być osobą ubezpieczoną, musisz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgłosić się sam. Dokonujesz tego dobrowolnie, dołączając do składanego wniosku, deklarację ZUS ZUA, jeśli chcesz zarejestrować się do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego. Jak interesuje Cię jedynie ubezpieczenie zdrowotne, wystarczy złożenie wniosku ZUS ZZA. 

Od czego zależy, które ubezpieczenie wybrać?

1. w przypadku, gdy rejestrowana działalność będzie jedynym źródłem otrzymywania pieniędzy, osoba składająca wniosek powinna wypełnić ZUS ZUA
2. w sytuacji posiadania innego źródła dochodu na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin, nie ma obowiązku kolejny raz dołączać do dobrowolnego ubezpieczenia społecznego. Wtedy składa się wniosek ZUS ZZA

Warto wspomnieć o możliwości, jakie w kwestii składek ZUS posiada przedsiębiorca. Jeśli jest to dla osoby rejestrującej firmę pierwszy raz lub jeśli ostatnio prowadził działalność ponad 5 lat temu, może skorzystać on z ulg takich jak:

• Ulga na start. Pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca nie płaci ubezpieczenia społecznego, a następnie przez 24 miesiące płaci go na preferencyjnych warunkach
• Preferencyjne składki tj. w przypadku wykorzystania ulgi na start lub, gdy wcześniej z niej zrezygnujesz, możesz płacić ubezpieczenie społeczne na preferencyjnych warunkach przez 24 miesiące.

Istnieje jeszcze jedna możliwość, czyli mały ZUS+, polegająca na opłacaniu składek ubezpieczenia społecznego na podstawie ustalonej proporcjonalnie do Twoich dochodów z działalności gospodarczej. Jednak jest to możliwe, jeśli w poprzednim roku kalendarzowym prowadziłeś działalność gospodarczą co najmniej 60 dni.

Każda z tych ulg posiada mniejsze lub większe wyłączenia oraz pewne warunki, które trzeba spełnić. Warto się z nimi zapoznać już na etapie rozwijania myśli o założeniu własnego biznesu. 

Obowiązek posiadania konta firmowego

Na przedsiębiorcę zakładającego firmę, polskie prawo nakłada obowiązek posiadania konta firmowego. pozwalającego na prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów firmy. To konto umożliwi osobie rejestrującej firmę także rozliczenia podatkowe (od 2020 istnieje obowiązek płacenia VAT, PIT,CIT na indywidualny mikrorachunek podatkowy). 

Zakładając konto, trzeba mieć ze sobą dowód osobisty oraz wpis do CEIDG, z czego wynika fakt, że najpierw zakładamy działalność, a potem rachunek bankowy. Założenie konta to informacja, którą trzeba przekazać do US za pomocą wniosku CEIDG.

Po założeniu konta, naszym obowiązkiem jest złożenie wniosku o zmianę wpisu w systemie CEIDG poszerzonego o nasz nowy rachunek bankowy.

Odpowiednie rozeznanie w usługach bankowych ułatwi nam dokonanie dobrego wyboru. Warto sprawdzać ukryte koszty czy koszty za prowadzenie kont walutowych, jeśli naszym celem jest działanie w obrocie międzynarodowym. 

Rejestracja firmy - co jeszcze warto wiedzieć?

Dokonując rejestracji firmy, powinno wziąć się pod uwagę fakt, czy taka działalność nie wymaga posiadania odpowiedniej koncesji czy zezwolenia. Najlepiej postarać się o nie, jeszcze przed złożeniem odpowiednich wniosków. 

Koncesje najczęściej udzielane są przez właściwego ministra. Są to decyzje administracyjne, a ich tok opisany jest w przepisach Kodeksu Postępowania Administracyjnego. 

Niektóre z zakładanych działalności zobowiązane są do korzystania z kas fiskalnych już od samego początku oferowania swoich usług. Do takich podmiotów zalicza się tych, którzy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług. Są to między innymi fryzjerzy, kosmetyczki czy usługi TAXI. 

Jeśli potrzebujesz pomocy z rejestracją firmy, zajrzyj tutaj: https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy