Jak zrealizować obowiązek informacyjny wobec praktykanta

Organizując praktyki dany podmiot pełni rolę administratora danych osobowych praktykanta. Sprawdź, jak zrealizować obowiązek informacyjny względem takiej osoby.

Zakres informacji dla praktykanta

Poprzez pobieranie danych osobowych od konkretnej osoby – praktykanta – organizator praktyk administratorem danych osobowych tej osoby (tzw. podmiotu danych). Dane osobowe administrator najczęściej pobiera od osoby, której dane dotyczą (czyli od samego praktykanta). W takiej sytuacji zastosowanie znajduje art. 13 RODO. Zgodnie z tym przepisem na administratorze danych ciąży wówczas tzw. obowiązek informacyjny. Administrator powinien mianowicie podać podmiotowi danych następujące informacje:

• swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
• gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
• cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;
• informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
• gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych.

Na tych informacjach nie koniec. Administrator powinien jeszcze podać podmiotowi danych  następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:

• okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
• informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) – informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Wspomniane wyżej przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) to sytuacja gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (tym wrażliwych) w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Okres retencji

Okres przechowywania danych praktykanta powinien z tego, jak długo dane praktykanta muszą być przechowywane. Okres ten będzie determinowany m.in. okresem przedawnienia roszczeń z umowy, na podstawie której praktykant jest zaangażowany w danym podmiocie. W przypadku różnych umów ten okres jest naturalnie różny. Jeśli zaś chodzi o podstawę prawną to zapewne będzie to najprawdopodobniej jedna z tych dwóch podstaw:

• w przypadku zgody praktykanta na przetwarzanie danych osobowych jest to art. 6 ust. 1 lit a RODO (zgoda podmiotu danych);
• w przypadku zawarcia z nim jakiejkolwiek umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy).

Więcej informacji znajdziesz w ebooku Dane osobowe stażystów, praktykantów, pracowników tymczasowych - odpowiedzi na 10 najważniejszych pytań

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 6, art. 13, art. 14.

Marcin Sarna
radca prawny, ekspert portalu PoradyODO.pl