Program do fakturowania dla małej firmy - nasz typ

Każdy przedsiębiorca mający własną firmę jest zobowiązany do udokumentowania swojej działalności. Przepisy jasno regulują obowiązek rejestracji dokonywanej sprzedaży lub świadczenia usług. W tym celu najczęściej sporządza się fakturę. Można ją wypisać ręcznie lub zainwestować w odpowiedni program do fakturowania, który znacząco ułatwi cały proces księgowy.

Dlaczego programy do fakturowania online opłacają się właśnie małym firmom?

Prowadząc działalność gospodarczą konieczne jest udokumentowanie przeprowadzanych transakcji. W tym celu przedsiębiorcy wystawiają faktury, które zawierają szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży towarów lub wykonania usługi oraz stanowią ich potwierdzenie. Dokument może być sporządzony ręcznie lub z pomocą programu do fakturowania. Niezależnie od ilości wystawianych faktur, warto zainwestować w odpowiedni system, który znacząco ułatwi cały proces. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i początkujących przedsiębiorców. Nikt nie lubi tzw. papierkowej roboty w szczególności uzupełnianej ręcznie. Program do fakturowania pozwoli w szybki sposób uporać się z dokumentacją, a także znacząco przyczyni się do jej poprawności.

Obecnie na rynku jest spory wybór systemów, w tym darmowych lub płatnych. Odpowiednio dobrany program jest niezwykle istotny, ponieważ część z nich posiada tylko podstawowe funkcje, inne mają szersze możliwości np. gotowe druki przelewów, czy wystawianie noty. Producenci dostosowują swoje systemy do oczekiwań klientów oraz wielkości ich firm, dlatego mali przedsiębiorcy z powodzeniem znajdą coś odpowiedniego dla siebie.

Jakie są zalety takich programów?

Główną zaletą programów do fakturowania jest oszczędność czasu. System zapamiętuje dane klientów, z którymi prowadzone są transakcje. Dodatkowo mają możliwość wyszukania kontrahenta po numerze NIP. Wystarczy wpisać ciąg cyfr, a dane uzupełnią się automatycznie.

Ręczne wypisywanie faktur jest żmudnym zajęciem i zajmuje znacznie więcej czasu, ponadto w takiej sytuacji o wiele łatwiej o pomyłkę. Program do fakturowania ma szeroki zakres funkcji, które odpowiadają za poprawność wystawionego dokumentu. Dodatkowo przedsiębiorca ma pewność, że umieścił wszystkie niezbędne dane, a wystawiony dokument jest w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. To spore ułatwienie i możliwość uniknięcia błędów oraz pomyłek.

Co więcej, każda następna sporządzana faktura ma automatycznie nadawany kolejny numer, dzięki czemu nie ma konieczności ciągłego sprawdzania poprzednich dokumentów. Samo wygenerowanie faktury zajmuje kilka chwil. Ważną funkcją jest również możliwość przesłania dokumentu drogą mailową. Wielu klientów niezwykle ceni sobie ten sposób dostarczenia faktur. Program do fakturowania online daje możliwość zarówno sporządzenia i wydrukowania dokumentu, jak i jego wysłania w formie elektronicznej. To nie tylko praktyczny i wygodny sposób, ale przede wszystkim korzystny pod względem finansowym.

Warto pamiętać, że oprogramowanie do fakturowania, takie jak np. polecany przez nas program Melpe, mają sporo funkcji, dzięki którym każdy przedsiębiorca będzie mógł dostosować go do swoich potrzeb.

Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy wyborze programu do faktur?

Decydując się na program do fakturowania online, warto przyjrzeć się pewnym aspektom:

1. Łatwość w obsłudze – program musi być prosty i przejrzysty. Wystawianie dokumentów powinno być intuicyjne, dlatego dobrze, jeśli wszystkie funkcje są widoczne i nie ma problemu z ich odnalezieniem.
2. Wsparcie merytoryczne – każdy program jest inny i wymaga innych umiejętności w obsłudze, dlatego warto zwrócić uwagę czy dany system dysponuje bazą wiedzy, która zawiera dokładnie informacje dotyczące wszystkich funkcji lub wsparcie ze strony księgowego.
3. Limit wystawiania faktur – część programów zakłada ograniczenie w ilości wystawianych faktur w konkretnym miesiącu. Warto zatem w przybliżeniu oszacować możliwą ich liczbę, która będzie sporządzana w danym okresie, ponieważ w przypadku przekroczenia limitu nie będzie możliwości wystawienia kolejnego dokumentu.
4. Edycja faktur – każdemu zdarzają się pomyłki, w szczególności na początku prowadzenia działalności, dlatego dobrą opcją będzie możliwość edytowania dokumentów. Warto, zatem upewnić się, że wybrany program posiada taką opcję, ponadto nie ma ograniczeń, a edycja jest możliwa w dowolnym momencie.
5. Rodzaje wystawianych dokumentów – przedsiębiorcy najczęściej posługują się fakturą VAT. Jednak warto sprawdzić, czy program umożliwia wystawianie innych dokumentów np. faktury zaliczkowej, korygującej lub proforma.
6. Internetowe wysyłanie faktur – faktury wysyłane elektronicznie to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale przede wszystkim wygoda. Dobrze, jeśli program ma możliwość, przesłania dokumentu drogą mailową.
7. Bezpieczeństwo – odpowiednie zabezpieczenia są niezwykle istotne, dlatego każdy system musi je posiadać.
8. Możliwość integracji – sporym ułatwieniem jest możliwość integracji programu z innymi aplikacjami. Połączenie np. z bankowością znacząco usprawni monitorowanie należności.
9. Dane kontrahenta – część programów pozwala na wyszukanie klienta za pomocą NIP. To spore ułatwienie, ponieważ po wpisaniu odpowiedniego numeru, dane kontrahenta na fakturze uzupełniają się automatycznie.
10. Język i waluty – w sytuacji, kiedy przedsiębiorca będzie dokonywał transakcji również poza granicami kraju, warto upewnić się, że program ma możliwość wystawiania dokumentów w obcym języku oraz uwzględnia inną walutę.
11. Mobilność – w sytuacji, kiedy przedsiębiorca wie, że część faktur będzie wystawiał za pomocą tabletu lub smartfonu, to system musi działać na tych urządzeniach.
12. Dodatkowe elementy – część systemów oferuje możliwość wstawienia logo danej firmy, które później będzie widoczne w konkretnym miejscu na fakturze.

Programy do fakturowania nie są obowiązkowe, jednak warto pamiętać, że znacząco usprawniają pracę. Przed zakupem konkretnego systemu warto wypróbować jego wersję demo i sprawdzić, czy spełnia on wszystkie oczekiwania.