Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych

Dokumentacja magazynowa pozwala śledzić przepływy towarów i materiałów. Dzięki poprawnemu prowadzeniu dokumentacji magazynowej można łatwiej kontrolować wydajność pracy i jej jakość.

Rodzaje dokumentów magazynowych

Dokumentacje magazynową można podzielić na dokumenty przychodu i rozchodu. Podział ten występuje ze względu na kierunek przepływu towarów i materiałów.

Dokumenty przychodu 

Dokument przyjęcia zewnętrznego PZ- Jest to dokument, który jest wystawiany w przypadku przyjęcia towaru na stan magazynu gdy pochodzi on z zewnątrz. Przykładem wykorzystania tego dokumentu jest przyjęcie dostawy z innego przedsiębiorstwa.

Dokument przyjęcia wewnętrznego PW- Wykorzystuje się go w przypadku przyjęcia towaru na stan magazynowy i pochodzi on z tego samego zakładu, do którego magazynu jest on przyjmowany.  Na tych dokumentach powinny się znieść poszczególne informacje:

• kolejny numer wystawianego dokumentu PZ/PW
• datę wystawienia dokumentu
• datę przyjęcia towaru/materiału
• oznaczenie towaru/materiału
• cenę jednostkową 
• ilość przyjętego towaru/materiału
• dane wystawiającego PZ/PW i dane dostawcy
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania PZ/PW
• podpis dostawcy i odbierającego

Dokumenty rozchodu

Dokument wydania zewnętrznego WZ - dokument ten jest wystawiany  w przypadku wydania towaru do innego przedsiębiorstwa na przykład sprzedaż. Dokument rozchodu wewnętrznego RW - wystawiany w celu udokumentowania wydania towaru z magazynu w celu jego przetworzenia. Przykładową sytuacją jego wykorzystania jest wydanie towaru na dział produkcji. Na tych dokumentach powinny się znieść poszczególne informacje:

• kolejny numer dokumentu WZ/RW
• data wystawienia dokumentu WZ/RW
• data wydania towaru/materiału
• oznaczenie towaru/materiału
• cena jednostkową
• ilość wydanego towaru/materiału
• dane wystawcy i odbiorcy
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu WZ/RW

Dokumenty przychodu/rozchodu

Dokument przesunięcia między magazynowego MM - dokument ten jest wystawiany w przypadku presunięcia towaru lub materiału między magazynami wchodzącymi w skład tego samego przedsiębiorstwa na tym dokumencie powinny się znajdować poszczególne informacje:

• datę wystawienia dokumentu
• datę przyjęcia/wydania towaru/materiału
• oznaczenie towaru/materiału
• cenę jednostkową 
• ilość przyjętego bądź wydanego towaru/materiału
• dane wystawiającego MM i dane dostawcy
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania MM
• podpis dostawcy i odbierającego/wydającego dokument 

Kartoteka magazynowa - zbiór wszystkich dokumentów

Kartoteka magazynowa danego towaru pokazuje wszystkie zmiany stanu danego towaru. Do każdej zmiany przypisany jest dokument potwierdzający dokonanie danej manipulacji. Dzięki dobremu prowadzeniu można łatwo kontrolować aktualną pracę magazynu. Kartoteka  magazynowa w wielu przedsiębiorstwach przyjęła wersję elektroniczną co ułatwia zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym. Systemy informatyczne ułatwiają kontrolowanie łańcucha produkcyjnego. Oprogramowanie znajduje wszystkie błędy, dzięki czemu można je na bieżąco korygować. Kartoteka magazynowa powinna być weryfikowana ze stanem faktycznym podczas inwentaryzacji. Zlicza się wtedy wszystkie zasoby firmy i porównuje z ich stanem wprowadzonym w systemie.

 Podsumowanie

Dokumentacja magazynowa jest niezbędna w optymalizacji pracy przedsiębiorstwa. Jeżeli skrupulatnie prowadzimy dokumentacje występuje o wiele mniej pomyłek czy strat wychodzących podczas inwentaryzacji. Sprawnie działający system informatyczny powinien na bieżąco nadzorować i poprawiać wydajność i jakość usług magazynowych. 

Artykuł przygotowany przy współpracy producentem programu do księgowości Rafsoft.net