Jak efektywnie prowadzić spotkania w firmie?

Spotkania biznesowe to absolutna podstawa bez względu na branżę, w jakiej działasz. Bezpośredni kontakt z klientem czy kontrahentem to szansa na zbudowanie dobrej, długofalowej relacji, wymianę doświadczeń, a przede wszystkim – finalizację transakcji między dwoma podmiotami. Zastanawiasz się, w jaki sposób prowadzić efektywne spotkania biznesowe? Podpowiadamy.

Spotkania w świecie biznesu to codzienność. Może się więc wydawać, że nie ma potrzeby przygotowywania się do nich. Tymczasem każde z nich, nawet najbardziej niepozorne, może być na wagę złota. Dlatego warto być gotowym. W jakim sensie? Istotnych jest kilka elementów, takich jak:

• kwestie organizacyjne – związane z miejscem i czasem spotkania,
• kwestie personalne – związane z tym, kto będzie uczestniczył w spotkaniu,
• kwestie związane z przebiegiem – chodzi tu zarówno o biznesowy savoir-vivre, jak i strategie, jakie warto przyjąć podczas rozmowy z partnerem.

Efektywne spotkania biznesowe: organizacja

Warto zacząć od podstaw, a więc od kwestii organizacyjnych. Gdzie powinno się odbyć spotkanie biznesowe: w siedzibie firmy, u klienta / kontrahenta, a może na neutralnym gruncie? Każda z tych opcji jest godna uwagi i warta rozważenia. Pamiętaj jednak, że:

• w przypadku spotkań biznesowych, które mają formalny charakter i konkretny cel (np. ustalenie warunków współpracy), nie należy wybierać miejsc zbyt publicznych i hałaśliwych, zarówno z uwagi na bezpieczeństwo, jak i komfort,
• jeśli negocjacje biznesowe odbywają się w siedzibie którejś ze stron, zyskuje ona psychologiczną przewagę. Można więc pomyśleć o ich aranżacji na neutralnym gruncie.

Ważne również, aby planując takie spotkanie:

• wyznaczyć jego datę tak, aby uczestnicy mieli wystarczająco dużo energii na omówienie wszystkich spraw (trudnych negocjacji nie warto raczej prowadzić np. na koniec dnia, ani też planować kilku wymagających spotkań następujących bezpośrednio po sobie),
• zapewnić sobie wystarczająco dużą ilość czasu, z zapasem – jeśli przed Tobą kluczowe spotkanie negocjacyjne, zaplanuj na nie w kalendarzu co najmniej ok. godzinę, dodając ok. 45-minutowy margines.

Kwestie personalne: kto z kim rozmawia?

Aby spotkanie przebiegło efektywnie, „siły” po obu stronach muszą być wyrównane. Chodzi nie tyle o rangę osób, które ze sobą rozmawiają (choć dobrze, aby miały podobną moc decyzyjną), ale o liczbę uczestników po każdej stronie. Jeśli np. jedna osoba spotyka się z trzema przedstawicielami konkurencji – może być na straconej pozycji. To również wbrew biznesowemu savoir-vivre. Dlatego warto ustalić z drugą stroną listę uczestników spotkania.

Wszystkie szczegóły mają znaczenie, dlatego tak ważne jest żeby poznać wszystkie zasady prowadzenia spotkań w biznesie. Pomóc w tym mogą liczne szkolenia z wystąpień publicznych (https://eventis.pl/szkolenia/wystapienia-publiczne), efektywnej komunikacji, prowadzenia prezentacji, asertywności (https://eventis.pl/szkolenia/asertywnosc) itp. Listę tego typu szkoleń, wraz z ich programem merytorycznym, informacjami do kogo są kierowane, terminami i miejscem szkoleń i kursów i szczegółowymi informacjami o cenach można znaleźć w portalu https://eventis.pl. Zawsze przed zapisaniem się na dane szkolenie czy kurs warto porównać ofertę wybranego organizatora z innymi dostępnymi na rynku. Pozwala to nie tylko oszczędzić na koszcie szkolenia, ale też lepiej dobrać program merytoryczny do naszych potrzeb.

Spotkaniowy savoir-vivre

W świecie biznesu obowiązują niepisane, ale bardzo istotne reguły przebiegu spotkań. Należy się ich trzymać – po to, aby wywrzeć dobre wrażenie na partnerze i zwiększyć szanse na osiągnięcie swoich celów. Należy pamiętać m.in. o:

• punktualności – spóźnienie się na spotkanie biznesowe jest źle widziane. Dlatego zrób wszystko, aby być na czas. A jeśli wiesz, że możesz się spóźnić – poinformuj swojego partnera o tym fakcie i wspólnie ustalcie, co robicie;
• potwierdzaniu spotkań – warto skontaktować się z partnerem na dzień / kilka godzin przed zaplanowaną rozmową i upewnić się, że nie nastąpiły zmiany;
• uścisku dłoni – zadbaj, aby był pewny i na pewno się odbył,
• przygotowanie wizytówek – ich wymiana jest zwyczajowym rytuałem, który odbywa się podczas rozmowy z partnerami,
• dress codzie – na spotkanie warto ubrać się w biznesowym stylu i zadbać o szeroko rozumiany nienaganny wygląd. Twój wizerunek może zadecydować o tym, jak zostaniesz odebrany.

A co ze strategią? Jest ona uzależniona przede wszystkim od celu, w jakim umawiasz się na spotkanie biznesowe. Pamiętaj jednak, aby:

• ustalić go precyzyjnie jeszcze przed spotkaniem – jeżeli np. w planach masz negocjacje, określ, co minimalnie chcesz osiągnąć,
• przeanalizować możliwe scenariusze – zastanów się, jakie obiekcje wobec Twojej oferty może mieć partner i co zrobić, aby je przełamać,
• podchodzić do dyskusji z „otwartą głową” i elastycznością – zbyt uparte trwanie przy swoim stanowisku może skutkować nawet zerwaniem rozmów.

Nauczenie się efektywnego prowadzenia spotkań w firmie wymaga czasu i doświadczenia. Krok po kroku wypracujesz jednak swoje metody, dzięki którym osiągniesz zamierzone cele biznesowe.