Indywidualna karta czasu pracy pracownika – co trzeba o niej wiedzieć?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i sukcesywnie prowadzisz swoją firmę, doskonale zdajesz sobie sprawę również z tego, że jednym z Twoich obowiązków jest dbanie o ewidencjonowanie czasu pracy osób zatrudnionych. Zgodnie z ustawowym prawem pracownicy samodzielnie uzupełniają ilość przepracowanych godzin, dni wolne czy wszelakie zmiany. Służy do tego indywidualna karta czasu pracy pracownika. Co jednak Ty musisz o niej wiedzieć?

Ewidencjonowanie swojego czasu pracy obowiązuje wszystkich – bez względu na to, czy są zatrudnieni w pełnym, czy niepełnym wymiarze godzin. Służy do tego indywidualna karta czasu pracy pracownika, która – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – jest jednym z dokumentów pracowniczych. 

Musisz jednak wiedzieć, że to na Tobie – jako pracodawcy – ciąży obowiązek umożliwienia zatrudnionym ewidencjonowania przepracowanego czasu. Albo w formie elektronicznej, albo w formie papierowej. Wówczas potrzebujesz indywidualnej karty czasu pracy pracownika do druku, w którą zaopatrzysz każdego pracownika. 

Na takiem dokumencie powinny się znaleźć odpowiednie rubryki. Konieczne jest więc, by karta ewidencji czasu pracy pracownika zawierała:

• liczbę przepracowanych godzin – od momentu rozpoczęcia aż do zakończenia pracy w danym dniu;
• liczbę godzin, które ewentualnie zostały przepracowane w porze nocnej;
• liczbę godzin nadprogramowych;
• liczbę godzin przepracowanych w formie dyżuru – wraz z możliwością wskazania miejsca jego pełnienia;
• dni wolne od pracy – a także powód ich udzielenia, jak na przykład urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem;
• inne, usprawiedliwione nieobecności w czasie pracy;
• nieusprawiedliwione nieobecności w pracy – wraz z dokładnym oznaczeniem liczby nieusprawiedliwionych godzin.

Tak przygotowaną kartę czasu pracy udostępnij podwładnym, by mogli na bieżąco ją uzupełniać. Co ważne, nie zapomnij poinformować ich o konieczności złożenia uzupełnionego dokumentu w kadrach – ostatniego dnia każdego miesiąca lub zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami.

Karta ewidencji czasu pracy pracownika jest jednym z najważniejszych dokumentów w Twojej firmie. To właśnie na nią będą zwracały uwagę inspekcje i kontrole, chcąc sprawdzić, czy Ty oraz Twoi pracownicy respektujecie przepisy i czy pracujecie zgodnie z ustawowymi normami. 

Musisz dodatkowo wiedzieć, że uzupełnione karty czasu pracy pracownika trzeba przechowywać przez określony czas. Jak długo? Przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez co najmniej 10 lat po tym, jak ustanie lub wygaśnie stosunek pracy. 

Pamiętaj także, że jeśli nie prowadzisz ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych w Twojej firmie, to możesz ponieść z tego tytułu poważne konsekwencje finansowe. Kara grzywny – zgodnie z regulacjami prawnymi – zamyka się w przedziale od 1000 do nawet 30 000 złotych.

Indywidualna karta czasu pracy pracownika jest jednym z kluczowych dokumentów nie tylko dla osób zatrudnionych w Twojej firmie, ale także i dla Ciebie – jako pracodawcy. To właśnie na jej podstawie odbywa się naliczanie należnego wynagrodzenia. Pracownicy z reguły samodzielnie wypełniają swoje karty pracy, jednak w wielu przypadkach Ty również możesz podjąć się tej odpowiedzialności. Wszystko zależy jednak od tego, w jaki sposób jest zorganizowana obsługa kadrowo-płacowa w Twojej firmie.

Dopełnij wszystkich obowiązków, by nic nie mogło Cię zaskoczyć!

nadesłane